Bedrijfsvoering

Binnen de gemeente zijn maatregelen genomen die gericht zijn op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie. Vanuit een centrale plaats binnen de gemeentelijke organisatie, met als eindverantwoordelijke de concerncontroller, worden op regelmatige basis diverse processen gemonitord. Middels de inzet van zowel hard controls (functiescheiding, vier-ogen-principe, controle, etc.) als soft controls (houding en gedrag) wordt geborgd dat de gemeentelijke organisatie conform de geldende wet- en regelgeving werkt aan het behalen van de gestelde doelen en opgedragen taken. De belangrijkste instrumenten zijn:

• De begrotingscyclus;

• Voortdurend aandacht hebben voor de onderliggende waarden;

• Ondersteuning van het lijnmanagement door professionele bedrijfsvoering adviseurs;

• Risicomanagement;

• Interne controles en audits;

• Accountantscontrole;

• Artikel 213a onderzoeken;

• Rekenkamercommissieonderzoeken.

Voor de inrichting van de beheersing van de processen en transactiestromen en de controle hierop werkt de gemeente steeds meer conform het algemeen geaccepteerde ‘3 Lines Model’ (voorheen genoemd: ‘3 Lines of Defence’). Hierbij wordt de primaire verantwoordelijkheid voor een adequate beheersing belegd bij het primair proces (1e lijn), wordt het primair proces ondersteund en geadviseerd door de bedrijfsvoering (2e lijn), en is de systeemverantwoordelijkheid voor de beheersing en controle hierop belegd bij de concerncontrol (3e lijn). De komende jaren zullen nog grote stappen gezet dienen te worden om beter te werken conform dit model en zo de beheersing effectiever en efficiënter te kunnen maken.

Zeer waarschijnlijk zal met ingang van het jaarverslag 2022 het college zelf een rechtmatigheidsverklaring dienen af te geven. Ter voorbereiding hierop worden veel processen en beheersmaatregelen nogmaals tegen het licht gehouden en – in goed overleg met de accountant – voorbereidingen getroffen voor een goede onderbouwing van deze rechtmatigheidsverantwoording.

Mede door constateringen van de accountant worden in 2022 de risico’s onderzocht aangaande de toegangsrechten tot en gebruik van de (gevoelige) systemen van de organisatie. Dit complexe onderwerp zal samen met de CISO, het team ICT en de primaire afdelingen opgepakt worden.

Voor 2022 worden de volgende aandachtspunten benoemd:

1. Proefdraaien met de rechtmatigheidsverantwoording door het college (voor boekjaar 2021) en aanpassen van de relevante verordeningen en interne regels waar nodig;
2. Versterking van het werken conform het ‘3 Lines Model’ met bijzondere aandacht:
   1. De voor versterking van de beheersing van processen en geldstromen in het primair proces (1e lijn);
   2. Het beter aantoonbaar maken van de controle- en adviestaken van de 2e lijn (bedrijfsvoeringsafdeling);
3. Analyseren van risico’s in de toegangsrechten tot, en het gebruik van systemen door medewerkers en hiervoor verbeterplan opstellen.